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$ J2 b) b5 V+ h5 ] 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
4 D& @4 H. j+ C9 O+ }0 L7 G5 R* R 做会议记录，写着写着笔没水了； - c- j o" _4 e/ h
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
( A7 G$ x, T5 c* ]! f# G, H 用胶水时，找不到刷子；
$ m- |* Y. W3 P% j 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ( E. |( c' e% Q8 \$ ?4 A
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ( {0 e C, ?7 x! e
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 " P* T; L( ^( t: z2 u. R, I, G" K
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
( s9 j+ w: g# V0 v- ~2 | 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 s* ? V! u# c4 V' i 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 9 U+ S$ ^8 V/ ?6 T8 k+ {% B* {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
$ [/ Q% N- U1 P K; ?; C/ A6 M 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 Z, w, P. o' ]2 ^
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
' a( c" B, y0 H) U0 D1 ~2 o' @6 E! P 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 % t$ [: s& [5 N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 t5 u! F5 M- J* ~ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 6 d, r1 P' t y6 q& ?- y
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
6 V/ `8 n+ I- Q6 p& g' S5 I1 Z 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： : o# Q$ G0 o" j, R7 \$ I) Z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : R- W. }, H m( `
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 + M! c+ {2 R$ b+ u% f# F
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ) Y3 W9 \9 b( D+ j- _1 g+ o
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 6 q, Q+ P) ?& i4 z( s& p
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " a3 t4 ~2 {6 ?0 z1 t$ w8 \
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
$ I) O K$ a1 c" ]+ O 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
; G" W" h' t$ P 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 [# y e6 h& p9 R3 k* x. \. Q 9、与本职工作有关的表格。
& E& V; X i, V' O2 t4 ^ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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