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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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. F/ I9 T4 Z5 R r; M老秘回答： / }% R1 s: Z; M) t8 U
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 / i. B* c1 j8 l- z$ X+ O) Q- }
* ]0 x1 C. a! Y' c% K( v●使会议开得卓有成效
/ k3 P8 q& ^1 R" [ 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
, r. s3 G7 g( H) `$ X# w6 ] 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
& ?4 p9 z1 B& z3 d8 h# H 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 # E& g3 V; m2 S* J* V
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
7 f' e9 g! B7 q( [. ~9 ? 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 $ b# A# o/ Q! [: Q4 h: l, o
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
5 w3 I6 k8 z; E7 l( G5 s 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 + @' i8 w* n" y' R! t
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 & ^& p' K% V9 b% k
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
" O; `# i" N$ x6 Q. B 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
& s p) z" t! A: o+ k0 Y 10.信息要加以选择，避免过多。 2 A: [9 W# m: j
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 1 ], R. a( @% P. Y) A% b" _4 X
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
- M: V% k# X- w# T, | R 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
/ O k+ ~5 [( w% w; u ^ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 2 V. n$ `+ b9 c, Y" _% a9 H
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 & [8 _ F- Y, y9 e. V
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
p, g: H: X. b5 P* V 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
C# i& f- k5 c. z* r, p 18.会前先拉几个盟友。
9 V2 I) K ]& P; I 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 9 [* E1 N. D' u0 K4 J$ Z: @
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 ! b. C+ y8 ` e5 p; r9 v) [* H( e
●会议准备
: Y) L" t; n/ J; |$ S- J 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
. ^! F2 I4 O ~ 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
, |* w W, \, y" H- w9 o 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 7 N/ l( X4 i! S3 j" p
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
2 W* B& W! n& {0 ?' ?; t 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ! e& k% [7 j3 c6 c0 y
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 : T8 O8 q+ K9 U! @" j4 p
26.任何议程变动都必须通知主持人。 ) H; X3 D6 J+ D; u/ I( f7 C
27.议程要尽可能短小简单。
2 P+ i6 ?3 n$ Q5 P 28.尽量将议程限制于一页纸上。
* }- d) C% v# X2 j' z) y 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 " X( ~) M: ^1 d C
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
& S; l' @8 S/ d. W+ C2 r8 B 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ! m0 ?1 l4 @% x( ^$ ^, \; x
32.必须将电话转移出会场。
: T/ I1 _& Z% l& ^. P 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
6 O+ U3 E( S) N4 y" c2 ? 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 M) e1 `9 C' _9 j8 e/ V6 i
35.要找个确保没有干扰的会场。
7 V V" `8 f1 v& v) G; F 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
9 B; W% a- [0 b4 W# y0 E" S* ] 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
1 g% y; K v. w 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
( m' X) f: J$ T 39.座位之间应有一臂长的间隔。
; K0 D! F; ?0 B 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
) r( d% r2 n. K' b: G 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
/ i% X" e, ?+ G) Q( W6 m4 E; |* v7 m 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ) R9 Q( C, l {2 E: [$ B9 ^
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ' |5 }0 `0 X9 M6 R' o+ b
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 1 k' e0 \1 y# V. c4 U/ k% O
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
6 I/ B# x+ h2 R _, q 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ! B8 G! `) A" x3 h% L' G# V1 l
●出席会议 ) b2 n, h' s- F( [
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 - Z; F- I/ u! z- }
47.会前拟出自己的发言稿。
# H- K$ m. z" T9 D" V) J! {( e 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ( s8 a: c, b/ M" A0 Y
49.要保持积极的脸部表情和音调。
5 L5 F2 q) {; g. u 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 , \6 v+ r+ W; r" |, `: \/ S
6 R- E) w; J. t6 T+ f& \3 ] 51.开始发言前先作深呼吸。
7 V; T4 h6 {! j6 I, W 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
: I5 a; U9 |1 u: s3 w 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 2 k: ] Y) c. c0 V
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 9 P7 z4 A- q. N T
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 5 T6 T/ T; ~# i4 Q' \
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 8 B/ X" i* r6 C5 h' L- O9 f! [. w
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
U' n: ?/ l, D. k 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
: x) h, z1 j/ Z W4 X( Y! E. s2 L! T9 } 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 4 ~) S9 |7 O8 \& r3 o
60.必须按照议程顺序作会议记录。
0 J- y- x7 p% c0 Q8 h' g 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 K0 i! ^& p& Z4 j- A7 R9 D
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 9 o2 d# G8 l! p% `, \
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
% p7 i/ l/ B) R" v ●主持会议 ) V& g% ^6 J8 T, J" v- e
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 & ~: S3 n7 d9 `
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 / g* h7 F# x$ H' ^8 _/ g% q
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 , |9 w0 r9 W+ l* Z9 x; y
66.尽量于会前认识新来者。 6 R/ k7 U( Z7 C& g
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
$ t( T! Q7 |+ x/ K 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 # O; z' \1 M9 i/ v
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
( H6 w# `# q, F 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 ( W* |- n/ [- ]3 d2 T: U
71.要制止支流辩论和私下交谈。 & G3 v5 I8 ]' p. D$ L- }
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
9 _* y! `% @7 u% x* D6 F W 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
7 ]' L3 R; q) Z6 q+ w" X7 w* E 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
9 i" o; O7 h5 S 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
4 M3 \1 ?' B6 k# }( N8 H- M, x, S) Q( a 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
: t' x' ~8 @7 d* { 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
; y: ~$ ?. [( ]! A; o- d 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
, N6 g6 Z! a0 V* f4 w1 p& n 79.必须清楚每次会议的规则。 % B# \6 s V5 ]0 q
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ; h$ h# a c# V- `+ {3 s B' Y- D
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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