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以工作报告和情况报告为例谈报告的写作模式与方法

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学习写公文 发表于 2011-9-28 07:33:11 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时经常使用到的公文文种。它是下情上达的主要途径和重要手段,属于上行文。报告应用比较广泛,使用频率也较高,各基层单位及各级政府机关主要以报告的形式,帮助上级及时了解情况,掌握下情,为领导决策提供依据;同时也通过报告及时向上级反映工作情况,以便接受上级的监督和指导。所以写好报告对于现实工作有着非常重要的意义。那么如何提高报告的写作效率和写作质量呢?下面以工作报告和情况报告为例,谈谈报告正文部分的写作模式与方法。
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! C7 v" m" `- e; }, V/ v. x1 Z  一、 了解文种特点,把握写作模式  y: c  ~, W; ^/ j& y

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0 a& n( F6 Z2 r1 n& ~7 Y& r  公文具有极强的程式性和规范性,这一特点是在长期的公文写作实践中形成的,它不仅能为撰写与处理公文提供方便,而且有利于维护公文的权威性和严肃性。作为依法行政和进行公务活动的重要工具,公文各文种的适用范围和行文方式都有相应的规定,并且形成了特有的、相对稳定的公文结构模式。文种不同,其结构方法、表达方式也存在着差异,如果能够根据各文种的适用范围和特点,熟练地掌握其写作模式,则有利于迅速理清思路,提高公文的写作效率和质量。报告是属于单向性的上行公文,常用的是工作报告和情况报告,其任务是下情上传,这就决定了报告的内容是以总结工作和反映情况为主。通常情况下,报告正文部分的结构模式多表现为:报告缘由——报告内容——报告结语。/ J, b" }8 v0 Z& o7 a; j/ k# M
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  (一)报告缘由的写作模式。报告缘由是报告正文的起首部分,也是正文内容的起点,通常是直接交代行文目的、依据、主旨或基本情况。要写得集中、概括、开宗明义,一般都比较简短。如:
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0 t2 J# [; S8 J: Y0 A  根据国家工商总局《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》(工商明电〔2009〕47号)和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求,××省工商局紧紧围绕关系人民群众切身利益的节日市场,周密部署,积极开展节日市场综合整治,切实维护元旦、春节和“两会”期间市场秩序,营造健康安全的消费环境。截至2月20日,全省工商机关共出动执法人员41739人次……现将主要情况汇报如下:3 j( P- V( O+ w6 d8 w' y) ?+ |7 X

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! s/ `) |( {/ a- k& S1 K: l  这是一篇工作报告的开头部分,即报告正文的缘由部分,开篇以“《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》(工商明电〔2009〕47号)和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求”为依据,概述所要报告工作的基本内容和基本情况。开门见山,简洁明了,使上级部门对下级所汇报的工作在报告的起始就有了概括性的了解。这种写作方式在总结性的专项工作报告中比较常见,其模式为:目的(或依据)——工作概况——过渡句(现将主要情况报告如下)。
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5 r" O$ D; P  Z% P+ b  有的工作报告反映的是某项工作的进展实施情况,缘由部分往往要交代清楚时间、地点、范围、背景和工作内容等要素,其模式为:报告的依据——基本情况(时间、地点、内容等)——背景——结果——过渡句(现将有关情况报告如下)。如:
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, E* A  P* _2 A6 l5 s# r  E' {  根据中央的部署和要求,××省从2001年开始在全省进行完善城镇社会保障体系试点。党中央、国务院领导同志十分关心试点工作,多次赴××考察试点情况,作出了一系列重要指示。国务院专门成立了完善城镇社会保障体系试点工作小组,对××试点工作进行指导。××省委、省政府高度重视试点工作,按照试点方案确定的目标任务和工作要求,精心组织,周密部署,积极推进,试点工作取得明显成效。现将有关情况报告如下:
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5 N/ Z9 i/ z! {1 G+ Q; ?  这一段缘由部分,对所要报告的工作的背景进行了较详细的交代,不仅使阅文人了解了行文目的,也为下文分述工作情况做好了前期铺垫。) y# j, D" }  J: ?! N1 G

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  情况报告的正文起始部分与工作报告有所不同,其多为汇报偶发性的特殊情况,开篇直接切入事件或简介基本情况,写作模式常表现为:时间——地点——事件——后果。如:$ U* q% I/ T0 K, S
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  ××××年×月×日9时54分,××高速公路××路段发生塌方事故,造成了重伤10人、轻伤16人、2辆出租车严重受损、3辆货车有轻微变形、路段损坏650米的严重后果,中断车辆通行近30小时,直接经济损失达300万人民币。% j. R+ ]6 X$ O% P% e' {; `

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1 q  D5 u7 u$ Z. j4 S  这是一篇事故报告的正文起始部分,事故报告都是以情况报告的形式向上级汇报,要求开篇必须单刀直入地说明事故的时间、地点、后果等要素,不允许铺垫、啰嗦。# r3 i+ F; o- |" C- G- @
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  情况报告有时也在反映出现的较重要的问题时使用。其缘由部分的模式为:依据——内容及背景——结果。
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! u2 l' q( Y- _8 R; i- l; C- n  工作报告和情况报告的缘由部分有很多种结构形式,具体写作时可根据不同类型的报告选择开篇模式。
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  (二)报告事项的写作模式。报告事项是各类报告正文的主体部分。工作报告、情况报告中的报告事项部分都有其各自不同的写法。工作报告的正文主体,一般的结构安排是工作情况(成绩及经验)、存在的问题和今后打算,写作重点放在工作情况部分。写作过程中,可以根据工作实际,或侧重于工作成绩,或详写失误与问题,并对产生问题的原因作出分析。其写作模式为:工作情况(做法、经验)——存在问题——今后措施。" }% l9 q( `- O9 G
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& V0 o' P7 |0 \; Z6 j. D! ]8 \  如《××省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告》一文,先介绍基本情况和成绩,然后以条首句的形式,重点陈述主要做法和特点:“一、领导重视,真抓实干 。二、因地制宜,突出重点。三、深化改革,增大投入。四、广泛宣传,持续发展。五、激励先进,开展竞赛。”最后简述存在问题和今后工作要点。采用的是以段首句提炼工作措施、成绩和经验的写作方法,以“做法和特点——存在问题——今后工作要点”的模式结构全篇,层次分明,结构严谨。0 L+ g8 m0 I* ]

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  情况报告(事故报告)的正文主体一般包括四个层次,一是对造成这一事件或产生问题的原因进行分析,二是事件的主要影响和认识,三是提出解决问题的措施和办法,四是说明处理结果。如:: O. h* U* ~: A1 W3 C
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# c+ T( Q& i2 y0 ^  经调查分析,这次事故的主要原因是……- t3 N! a; m9 f! M; t4 x, s$ b

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  这次事故很惨重,使国家和人民生命财产蒙受巨大的损失,在当地产生了很大的负面影响,性质是非常严重的,我们心情十分沉痛。这次事故的发生说明……
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6 b5 p  }7 X8 @  为了使全公司职工从这起严重事故中吸取教训,我们于×月×日召开了副处以上干部会议,通报了这次事故,提出了搞好安全生产的紧急措施……* e  a( H5 j( i. {+ T

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+ x% t! I4 `7 R- s  D0 s  我公司对这次事故的主要责任者,已按照法律程序提出起诉,追究刑事责任……
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  该类情况报告的写作模式是“原因分析——影响和认识——今后措施——处理结果”。
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6 V% _' c0 R( x' ]0 s  有的情况报告也可以将“情况”及“分析”结合起来写,在阐述问题的同时分析原因。其写作模式为:基本情况——问题及原因——办法及措施(意见或建议)。
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  在工作报告和情况报告中,事项部分的写作要以工作情况为主,突出重点,切忌面面俱到,变成流水账。经验的概括要有条理,写出特色,具有实用价值。5 U# O% A7 h- c5 Q( W% y- j- G9 s

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  (三)报告结语的写作模式。报告的结语通常只是一句上行公文的习惯用语,可以作为报告正文的一个组成部分。工作报告、情况报告结语常用“特此报告”。有的报告也可以无结语。
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  二、 正确区分不同类型报告的写作方法
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" v, z# ?: d0 m5 o, V3 A$ J  公文虽有相对固定的模式,但并不是一成不变的。不同内容性质的报告,写作模式与方法是不尽相同的。在撰写报告时,要事先明确所写报告属何种类型,以便根据各类报告的特点写好报告。如果不能正确区分报告类别,则难从其独有的属性上把握各自的写作技巧。如工作报告以汇报和安排工作为特点,结构上以“总结过去工作”和“今后工作安排”为主。工作报告中又有综合报告和专题报告之分,综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况,注重综合性和全面性。写法上常采用点面结合式,既要根据写作目的详写重点内容,又要兼顾到非重点内容,力求所反映的情况全面、典型、有新意。  @, b/ U5 S$ r) w5 f1 ^+ E! U2 i8 \

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5 G. ^9 d$ A. S7 a  i# C* z  专题报告则用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况,注重专一性,写法上比较灵活,根据报告的不同性质和作用而定。如果是总结经验的工作报告,就要侧重写情况、成绩并提炼出有价值的经验;而偏重汇报情况的工作报告,则着重写情况、做法、成绩或问题。在实际工作中专题报告用得较多。如《关于××省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》一文,在开篇介绍完工作背景之后,介绍了此项工作的进展情况、做法以及下一步工作意见:
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5 x% ?* s" B- q5 Z+ [% z  一、××试点进展情况 : s5 }8 U0 J- {7 Z  v! r

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  (一)下岗职工基本生活保障向失业保险并轨任务基本完成。. M& O  }$ G9 c% G

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( ~5 q: q2 q; y* W  (二)基本养老保险个人账户基本做实。/ J+ h, b# j, G1 C
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2 L. T7 m( L; y9 H- u) `  (三)城市居民最低生活保障基本做到应保尽保。, i1 F/ s& F9 ~- f4 T: d+ [
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  G1 {! v* r: b2 l  二、评价和主要做法
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: q+ o! w0 @/ }  ××试点是党中央、国务院的一项重要决策,是落实“三个代表”重要思想、完善中国特色社会保障体系的重要实践……××试点的主要做法是: ! z  A* {$ z% f4 Q$ f. O
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. H( t# B9 `2 }5 d8 w+ ]  (一)加强领导,认真制定实施方案并精心组织实施。. Y  T3 ]) {$ l# o, O
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  (二)积极筹措资金,着力解决难点问题。
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  (三)加强生活保障和再就业工作,保持企业和社会稳定。
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  三、下一步的工作意见 $ }% t2 d  i# u6 R3 S3 J1 F2 Q
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  这篇专项工作报告,反映的是××省完善城镇社会保障体系的试点工作,重在汇报这一项工作的进展实施情况、成绩和做法,并提出今后的工作安排。重点明确,一事一报,突出了专项性。
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' j9 D* T' z% d7 p( \! d  无论是综合报告还是专题报告,所反映的工作要实事求是,要把好的做法总结出来,有用的经验提炼出来。工作安排应有的放矢,紧密联系工作实际和有关的文件要求。
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  情况报告多数写成专题性报告,以汇报事件、事故或问题为特点,结构紧凑,不涉及其他事项,重在求实求精,其写法多样,不强求一律。   8 s  m4 q- n' K8 [

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  总之,撰写报告时,要事先明确所写报告的类型,以便根据各类报告的特点把握其写作模式和技巧,不可机械呆板地填塞内容。报告事项内容较多时,要善用小标题明旨,可以纵式结构安排材料,也可以并列的横式结构安排材料。把握了报告的写作模式,只是写好报告的基础和前提,只有在写作实践中,巧妙地、创造性地加以灵活运用,才能真正地把握报告的写作技巧,提高报告的写作质量。
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  (作者单位:长春理工大学:王竹洁  )* H! U$ H  D0 P
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