老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说
$ g+ F& e; J2 P2 L+ n/ P
    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。
7 t1 c3 {8 P' y" y1 ^
    秘书一词的来源

. j+ r# ~: m' u; _3 K# o! O
1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。
- U& h* I! F, x/ q

+ ], \" J1 t  t4 i( _. l' w0 J0 F2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
- ^7 z2 K- w9 m! D/ c

3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。

( L; @8 l7 f8 _: G5 W# U2 q
* V* g( K: }4 q: \3 K4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
* I! L" T* @' M. Y! @2 V! T7 f& }2 J

* M1 V6 u: f# ~5 o0 T5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
8 A3 s  P: H$ c1 D
, s0 A1 S3 k4 T4 j    秘书的类别


4 w' @% t/ G/ s1、从服务的对象上分：
5 A% H# b3 N3 b  _9 S& ]" u
: U% j9 d) }# i: g
2、从所属部门来分


; c- e; r, Y$ T3、从具体的工作性质分
0 y- w9 ~2 [* i! ]; S# ^' O8 a8 Z
$ X7 N3 L: q- U0 o0 A. o, ~, \7 b% E% z" |    （1）文字秘书
! b: |; [% H9 Q: Y  Z$ J5 A, k4 o
* F# W9 w1 ]% i. N" T& s7 Y( Y    （2）机要秘书
! z' E" S5 K6 |/ U$ q
    （3）通讯秘书
4 A6 r/ E2 B+ B' W9 a
+ H2 Q, k2 s8 s* j    （4）信访秘书

: w4 O/ D* f9 A  [$ Y, Z/ B    （5）事务秘书
$ h8 z" [- G4 X5 ?; F
    （6）生活秘书

+ x/ p/ E" |6 N2 K" d; i& }    关于秘书机构

2 Y( y! u. r3 b    （一）各级秘书机构


  x- f! y+ O8 J# K  ?3 G1、中央机关的秘书机构


2、省、市、县机关的秘书机构


3、基层单位的秘书机构

    （二）各类秘书机构



1、人民解放军系统的秘书机构


+ B% x3 S  F+ {3 x2、企事业单位秘书机构

4 C# N5 a" ~" a6 |6 s+ |
0 F' T2 Q% C* H7 X1 b4 D3 \' b, z5 Y  B3、民主党派


; ]8 P7 W) Y& L9 H$ S0 q' i6 A+ v4、人民团体

, u; g+ }8 `; k7 o    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
; z; D3 c* F: A/ ^: A
    二、秘书处的工作性质
& T, T+ ~6 i8 |& Z% ?
1 m5 {& `% I' A  x$ D    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

2 M2 H+ J* o; b9 c5 H' P' z
1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

4 s0 {$ q; k7 ?3 e; p1 Q2 ^
# C6 D3 X5 u  A* e7 {$ P2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
  Z. T0 h* y5 c

3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。
7 r  b' A3 u0 v  U! \$ h* `
  b6 r) e8 s4 I/ w0 ^0 k* A1 g1 F
4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

* Q1 i4 N2 s2 |8 C2 h5 t    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
' E! K* y5 p! o+ m: _  Q
8 V, X( R, q/ _4 N9 y) A# {    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
* j; |& l5 c- B1 A
3 D" q& t% Z, C# q- ]9 w    三、秘书人员应具备的素质
! a) R8 J  q+ d- k
3 m# v* c7 R% b, Y* d/ x1 g! R6 Q7 E* g    （一）、基本素质

3 q9 K. g$ |# W& H3 s1 g
( E: @5 N/ j& _- Z  M1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

5 r: G) ^. l8 p. ?) E6 ?    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
( h2 h; H# V/ \, O

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左

$ ^2 H& B7 o/ v9 K  }# R1 h    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
1 K5 S, ]  K# s+ t" m" J
1 E; O: F  T0 r% T$ F    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

: w, @5 P% A& {6 }0 h: b) s3 ^/ G
3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一

    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
8 l3 B. {  f/ V
    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

+ L! N" n7 K) d0 C9 C. u$ C# F    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

& g& \6 t7 D3 f' k% f