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老秘总结公文写作中几种常见的错误标点符号

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山东老秘 发表于 2011-12-23 08:52:47 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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 标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气以及语句的性质和作用。正确掌握和使用标点符号,是文秘人员必备的基本功之一,也是文秘人员准确表情达意、体现行文意图的基本要求。所有书面文字作品都应遵循正确、规范运用标点符号这一原则。作为具有严格规范性,有的甚至具有严肃法律效应的机关公文,正确、规范运用标点符号显得尤为重要。然而笔者在从事公文处理工作中,经常发现一些错误使用标点符号的现象,现一一例举如下:
/ u7 ]3 ?- r1 c' Z
% ~7 A' ~2 [1 ]7 ]& J, E  b4 c+ z1 C8 K4 y, }7 C. k
    ; M$ [. E" x! [* `$ A  O
" @' [$ L( N( v% _4 H, Z& m

& x0 d5 v6 F1 G$ ], n4 m  一句话未说完使用“。”。
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1 J8 M+ L' |" f! o1 N8 f3 F! ~0 g" t' F) G" ?: l7 R( Y9 t# G
   
9 H0 S6 O3 e! ^$ s) ]5 y# V/ Z# a: q

( P; _" ]7 B6 _8 v  最常见的是把句首状语看作一句完整的话来使用“。”作结。例1:为了适应加入WT0进程,加强对清理规范性文件和其他政策措施工作的组织领导。经市委、市政府同意,成立……领导小组。4 G0 v# G# r$ ?  G

; K7 J( F" B: _! S5 ]( d. Q- N' H- c8 c0 B
    ' a1 W$ @- K6 j- }9 j

; Y0 q$ t- `# A- f2 t# h( w0 [- C# B4 ~# a! ~
  上例中的“为了……组织领导”,在整个句子中是典型的介宾短语作状语,并非一个完整的句子,其后如果用“。”停顿,就把它当作一个完整的句子了。整个例句的成分划分应该是这样的:[为了适应加入WT0进程,加强对清理规范性文件和其他政策措施工伊的组织领导]。[经市委、市政府同意],成立(……)领导小组 (句子省略了主语“我们”)。因此,作为句首状语的“为了……组织领导”,其后只能使用“,”停顿,其它类似情况同理。
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3 c9 L. o1 R) M$ \% s( C9 e4 C
   
. ~% e/ D2 U  \9 W/ e4 ]
" R" L6 y; l1 h% {% A6 ]) m# H
, [2 @" f+ ?4 g+ W2 j   复句内部使用“。”。4 N4 {/ C! s' _' E
. q2 Q$ q; I: T

- V+ G! l) N( H& K4 `    % W+ i9 C( ~4 s# x6 @# g) F) c
- N- R" m+ |8 l3 D# {2 \; [# w2 r' j
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  复句内部分句之间的停顿一般用“,”或“;”,但有的公文在复句的分句之间错误使用了“。”,或者在一个句子中出现了先有“。”后有“;”的错误情况。例2:近年来,我们的工程建设进展顺利,建设质量不断提高。但也要看到当前仍存在不少值得注意的问题。
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9 C% L% M: I# K' B9 q/ r5 h3 v   
$ k" Q8 e0 i3 P. m9 s# p) W. u# t) u2 q! E8 W
8 v" O; f7 o+ [# i- E
  上例是一个转折关系的复句,转折处在“提高”与“但”字之间,该处应该使用“,”停顿,表示前一个分句说完,转入下一个分句。如果用“。”,就把前后两个分句断开,使其在语气上不成为一个复句了。
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$ D# s" Q  B1 E% Y9 K
  % }; ]8 h: t. L( J* D

0 F7 V( m% u  j( D$ i
$ @: f+ ]- S9 D' X& v+ }    例3:一是以人为本,服务社区。把服务社区居民作为社区建设的出发点和落脚点,提高社区居民的生活质量和文明程度;二是资源共享,共驻共建。充分调动社区内的一切社会力量参与社区建设,最大限度地实现社区内资源共享,营造共驻共建社区的良好氛围;三是……。……;四是……。……。( ]) x7 v$ j0 m# L6 G! c8 T$ C

8 S9 r" {6 I- d# s
6 }/ e+ k! {! L1 f 7 \' e+ n( z: Y9 a
' K) ~; }6 X. s5 z  C. ?! w1 |# F: X

- R+ G% \8 o- ~7 q2 L! q  上例中的三处分号,看似适用,稍加分析,其实不然。例中每一层意思之间用“;”断开原本不错,但表示四层意思的四个句子内部分别都含有一个“。”而一般的常识,是一个句子中先有“;”,再用“。”而不能是先有“。”,再用“;”结尾,因此例中的三处分号用得不当。整个句子要么把“服务社区”、  “共驻共建”等四处后面的“。”改为“,”,要么把三处“;”改为“。”才为恰当。
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$ i& ]8 b  h& v* ^9 z
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. s% w8 ]) D6 y* w, D  @+ d8 S
  陈述句使用“?”。# r. ?6 ^/ D% V
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' t# a# {' K6 ~* ]/ Q. {   
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! Q6 t  m; Y: s2 x" L+ L
  有的陈述句中有“如何”、  “怎么样”、“怎么办”等词语,有的同志就误以为这样的句子是疑问句,在该用“,”,或“。”的地方用了“?”。例4:我们总在想农村税费改革减轻农民负担后我们怎么办? 怎么对付农民? 而不是想如何把农民的负担减轻? 如何促进农村经济发展?
( i1 K# f7 i  K: @1 S
6 u8 H/ R1 }! G4 a' V6 V6 D. Y5 Y4 R; f' h' R- N
   
1 T; w' }; r! Y& F1 ^
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  上例中,“我们怎么办”、“怎么对付农民”、“如何把农民的负担减轻”和“如何促进农村经济发展”这几个句子单独来看,的确都是疑问句,后面应该使用“?”。但在整个句子中,有一个谓语“想”,这几个疑问句在整个句子中都是“想”的宾语,整个句子是“我们想××”的陈述语气,因此这时它们的后面不能用“?”。正确的标点法是在“怎么办”和“负担减轻”的后面用“,”停顿,而因为整个句子是一个转折关系的复句,所以在转折处“怎么对付农民”之后用“;”而不是“,”停顿,整个句子最后用“。”作结。如下:
5 }' }/ U, R- F5 R% \
, g+ ~  N4 r1 B5 g, |6 g" N7 g. r. `5 S/ i. p% D6 c4 S2 O/ ]
   ' Q' G( n1 l- r6 f3 b8 B
' o+ W2 K4 E& Z& W1 t

; g  l4 [; E% d( J) y   我们总在想农村税费改革减轻农民负担后我们怎么办,怎么对付农民;而不是想如何把农民的负担减轻,如何促进农村经济发展。! C% `$ c: b: {; P
8 a' F0 {5 q. Q5 i
! J5 T: _& q2 j$ i5 j
   
7 y" v+ X: U  L: L4 c% f# X' {  t0 D4 l2 i0 h/ K
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  成段小标题句尾使用“。”。
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" Y4 h3 w; ?9 y6 ~/ [, A6 L   
$ v7 ?0 z. O* b6 a. G' x# m* I3 X1 |) g6 H( ~" }4 P9 \
9 W4 r/ q2 i$ B+ }+ W2 e$ L
   独立成段的小标题一般句尾不加标点,但经常有画蛇添足加“。’者。例5:一、进一步明确“转变作风年”应抓好的主要工作。
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' C. J; f- j6 r5 x
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7 j/ i. l, z+ j: H1 N, p( X$ m  抓好“转变作风年”活动,主要是按照“八个坚持、八个反对”的根本要求,重点抓好八项工作。8 L& f/ _6 h5 d& ?3 |

0 {; _$ m+ w; G  B+ \8 t: _' {# U% |% d, }9 U# T
   7 b6 ]4 y3 }% w

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   这里要指出的是,并非公文中的小标题句尾完全不能加标点符号,小标题后面的正文不另起一段而顺接小标题行文的时候,或者说小标题没有单独成段的时候,其后可加标点符号。/ I9 l3 |  v1 U2 Q

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/ S) ~! G. y, R  例6:二、再加力度,除恶务尽,全力推进严打整治斗争。继续坚持以打击“三类”犯罪为重点,……。
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9 w( C9 Z  t/ D0 `1 T  正文行首出现标点符号或行首、行尾出现“半边标点符号”。
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  一般的正式公文或文字作品中,正文行首不能出现句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号等点号和书名号、引号、括号等标号的后半部分及间隔号;正文行尾不能出现书名号、引号、括号等标号的前半部分。例7:通过宣传教育,在全社会牢固树立“军队和国防建设关系国家的长治久安,是全党和全国各族人民的共同事业”、“军政军民同呼吸、共命运、心连心的观念。6 p: U+ \: `% }& i2 E/ `  T. X

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# r0 K8 N4 t& S7 Y0 n+ p7 u  上例 (本例中几处不规范标点符号是笔者为便于举例而“制造”出来的,正式排版可能不会同时出现) 中第一个引号的前部分出现在行尾,  “长治久安”后的逗号出现在行首,第一个引号的后半部分出现在行首,这都属使用标点符号不规范,应该分别把它们调到行首、行尾。当然,一般文秘人员不会出现这样的差错。但在电脑排版时常有出现,这就要求我们在校对时要认真仔细,发现此类错误要一一勘正,以免留下不必要的“错误”。% V( U& |" g1 j1 \6 x) u2 J2 k

( Q6 R- m" B% I/ Z. {
0 N& c4 e- s0 Q   
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8 v$ ~2 Q$ X+ o5 p6 ~* x6 u. D   除了上述几种错用或不规范运用标点符号的现象外,还有以下几种情况要注意正确运用标点符号:
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5 C4 V- N9 N- c/ t, `9 w( D
  a" e+ E  L( e+ B; L0 }5 r   
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   1、请示中的结语“以上请示当否,请批示”或“妥否,请批复”后要加标点符号“。”或“!”;如单独使用“专此请示”或“盼复”作结语,则其后一般不加标点符号。
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$ R5 B% Q5 w. M% r2 A   2、批复中的结语“此复”后一般不加标点符号“。”或“!”。
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$ G$ ^# o7 `9 N6 I  3、意见、规定、指示等下行文的正文绪言部分末尾一般使用“:”表示引出下文,但少数公文中在此处错误使用了“。”。
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% \- P* j7 |- G8 q% `: Z( o: f+ _0 z& h: f& a: A

$ c, g7 ~+ q$ C& v  例8:  “……,并结合我市实际.进行了认真研究,现提出如下意见' `* u, R) T3 A# h$ S3 A

+ L' A' {8 P+ D) \1 E$ u& V# h4 z- d- \4 R. A6 m9 p( V5 W
……“" K; k5 Y7 t2 x" B5 y/ `8 ~

$ {; R; [/ R$ Q- O) B/ h9 _- x以上谈的只是公文中错误或不规范使用标点符号的几种现象,要正确掌握和使用标点符号,可参看《中华人民共和国国家标准(标点符号用法)》。 作者:王 均
 
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