会务与接待工作系列讲座之六：会议报道及会后总结

一、会议和活动的摄影
会议和活动的摄影有两大作用:一是作为历史档案资料的，以录像、照片等为主；另一种是给参加会议和活动人留念用的合影，以照片为主。合影的排位，要按参加会议和活动人员的职务、级以及身份等由高至低地排列顺序。按照有关规定，会议和活动中的合影以“右手边为上、为主、为大；左手边为下、为次、为小”，在这点上我国是与国际惯例相衔接的。如下图所示。
二、会议和活动的经费
" p& r" N* p1 f; i) i9 z, X制定会议和活动的预算，原则是：勤俭节约，精打细算。然后按预算列出的具体项目、数量、单价、费用，按项目、职责签名确定支出，再经审核以及审批等依据执行决算。
二、会议和活动的宣传报道、安全、医疗卫生、会议和活动的着装要求等。
四．会议和活动的检查落实
检查落实是会议和活动能够顺利实现主题的最后一道防线，也是最容易发现问题和纠正问题的最后机会，因此，老秘网认为，检查落实要贯穿会议和活动会务的全过程。检查，是高层次的、主要的、重点的、基本的；落实，是低层次、最基层、重要的、详细的、重中之重。主要一是场地检查，（包括会标和标语、徽铭和旗帜、桌子和椅子、座次和座位牌、通道和交通、灯光音像和其它设备、指示标志等）二是会议材料的检查。三是食宿的检查。四是其它情况的检查。如会议和和活动有颁发证书、奖状、奖杯的，首先要排序好，尤其多批次、多品种的要按颁发批次和顺序排列好，统一堆放。对颁发证书、奖状、奖杯和接收证书、奖状和奖杯人员，应事先一一知照其批次数、位置、线路和要求等。包括：递送人员要按颁发物品的批次和顺序在指定位置给颁发人员；万一给错时也不要当场更换，待下来后再作调整。
, R+ n$ q* ~; C8 v' c五、会议和活动的实施
包括签到（报到）、分发文字材料、现场主题实施（分组讨论）、现场记录等。要求一节紧扣一节、一环紧扣一环地按计划进行。
签到（报到）是会议和活动实施的前奏，是非常重要的一环，也是档案项目的一环，这是因为有一些会议和活动的到会人数还会涉及法律问题（例如选举是否有效）。所以会务人员一定要认真做好会议和活动的签到（报到）事项。签到一般包括姓名、单位、职务、联系电话、邮箱等，并领取有关的材料。重要会议和
4 e& `& o( T$ [# [/ Z3 U# ~1 B2 w" ~2 @活动一般提前报到，一些简单的或小型的会议和活动可以直接到现场门口外签到（报到），人员多时还可以派代表签到（报到）。
在主台位置工作的会务人员，应随身多带几份会议和活动的议程、领导讲话稿、须知以及文字材料，以防有关人员漏、忘带。
在主台就座的人员可入休息室等候，到时由会务人员引领进入主台席位。主台人员入席的顺序是按其席位的高低（有特殊情况的可先入场），最先入者为席位最高者，退席时也是席位高者领头先退。
六、会议材料、记录的整理和场地清理
会议和活动的收尾是会议和活动会务事项的最后一项环节
内容，也是体现会议和活动主题能否完满实现的最后一环。会议和活动结束后，会务人员要习惯性地最后离开现场，对场地作一次简单的清理，看是否有会议和活动人员的遗留物品。会务人员要热情周到地送离会议和活动人员。
七、总结
会议和活动结束后，对会务事项总结时，可以在会务各部门（各小组）的小结基础上进行会务事项总结；也可以直按进行总结。总结的目的关键在于找出会务事项中存在问题以及今后的对策，为今后会议和活动会务提供正确的借鉴，从而进一步提高会务事项的效率。
2 r( ?3 A2 j7 R! B八、会议和活动经费结账
会议和活动所发生的所有经费（收支），会务人员在账目核对完后要尽早进行结算。
' @* t+ f3 ~5 `1 W; k2 W' L% q九、归档
8 X3 y7 J  N6 y3 l$ \主办（或承办）单位会务人员要对本次会议和活动的所有文字材料及其它物品都要及时进行全面完整收集，然后对材料和物品进行分门别类，按需要整理有保存价值的并按国家有关规定对其进行整理、立卷归档。
$ J6 z5 f) L' d7 j) `2 M/ W* V1 J附：会议和活动中的接待礼仪：
接待是一种常见的礼仪性公务活动。公务接待工作体现了主人对客人的重视程度，接待工作的好坏优劣，直接影响公务活动的开展，影响单位的形象。
会务人员在接待过程中根据不同的接待对象，按照礼仪规范以礼待客。
1.热情有度
接待活动是一项礼节性很强的工作，需要有礼有节。会务人员在接待工作中，不论是内宾还是外宾，不论是上级领导还是一般来客，都应以礼相待。同时应做到热情适度，根据不同接待对象给予不同的礼遇。
( G8 Z+ H8 @. I* \; M, M1 y2.周到细致
接待活动涉及方方面面的问题，需要把每一个环节、每一个细节都考虑周到。同时应预计到各种可能出现的情况。应多替接待对象着想，应“急客人之所急，想客人之所想”。
) {# O. E5 y$ p- p  j3.内外有别
8 i& [% F- {8 Z" F9 T7 @接待工作应遵循内外有别的原则，本单位、本地区、本部门的一些情况，不宜披露的，就不要公开。属于机密事项，应严守秘密。接待外宾时，更要遵守外事纪律，严防在对外交往中泄露机密，同时应防范各种情报收集活动。
4.节俭务实
2 W( X% D! k4 h  Q0 b# F; E9 R0 N2 d接待工作应热情周到，但不能讲排场，铺张浪费。