办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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% d5 @* R: I% Z8 T4 B: o一、办公室人员岗位认知与基本职责
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  q8 @, \# k( [3 m! r* C二、加强办公室建设
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( T" z" `6 c) m7 i三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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5 z( Q9 J8 y: p2 a+ i2 o一、办公室人员岗位认知与基本职责
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# A5 L# S  z0 r# Z  G（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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) x6 }" v" P5 b2 N6 v职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

& W% \8 Q6 s$ D5 ^8 W（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

/ a9 S! d4 O% N3 }" O$ O; D( c程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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( J) m5 V8 @$ U2 m按内容分：
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* R& e/ o! x: q5 a办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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# f% h; S( N, e0 l- Z7 v3 r（四）办公室工作对人员的要求

3 g) p" |. A* q) e* `2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

) Q! X# f/ D# J一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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) \& `9 Y& ]% J2 q三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

7 r8 C, b7 G/ p% _" K（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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8 \$ K/ w! C# p/ O% @3 t1 H# P热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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" O" Y, z0 t* y+ T责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

- u3 d+ r( X8 }$ W" m踏实肯干。舍得为工作投入。

' z& G6 G( Q5 P0 S4 J( z) F" t' |5 L- s（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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1 h! K' f1 `6 I思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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& f; `# U' u. _7 @& H表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

% l) C! P5 a* @: J3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

% E7 {! z9 I. q% n/ g, v. U& e1 Z4 W意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

; g& }; X0 ?  b5 m8 M( G4、角色意识

7 o8 K8 B4 D$ Z% Y6 ^8 d做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识

责任意识

& ]1 i* @$ \) q6 E创新意识

奉献意识
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3 W9 e% ?; |/ W7 k# j1 U% v信息意识

程序意识

学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

! l2 K- {  }) R% i+ [领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

! i0 g* w% J  ?他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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; V; T5 y4 v+ B, H( c# U0 L他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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! H" D) e) Q3 Q/ K9 E能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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) X* e: @8 P( Z8 U. P* f" U2 f能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?
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; e6 s. X2 c: I/ C! E! G2 t7．他是一个机智的人吗?
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3 W* X! c6 m8 e* i* C. `能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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, y$ f; `5 [3 q$ T; m  w8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

6 l7 V4 C" `+ x- e+ p! R, j# {领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

% Y: I2 V5 L$ I# |9 o$ M) j# k11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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8 P4 ]& M- d8 t) O6 ^, V12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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. K4 S% I% ?/ H13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
6 A, t# v0 h7 ?$ \- X0 M0 g
) V# B4 n+ N; g2 y4 `/ Y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

+ \: x+ w% m3 Z* l) ?* M( Q, X% w  d14．他是否有个人学习计划?

- V( z5 ]  @, H  q2 S( p是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
6 r5 F/ V7 h# b4 i+ ~& K
& a/ ?0 O% s+ Y4 e  U& F, }+ ]是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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1 y: ]0 g8 S4 N3 A$ Y0 X( G3 P能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

6 r! Q9 v( o( S16．他是否按时完成每天的工作?
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. W+ c. Q) ^: u% M是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

6 b0 g) O  e5 k17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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9 S7 h/ P: r+ K" i5 L6 c能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

7 S7 P6 u* ~2 \6 O) T20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
" s, m; W% ]: p% @  M
2 s+ s' t9 P- E& J' w启示……
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（一）办公室建设方向
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6 v* f# C! r+ Z! w7 b2 x- _* J; v1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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$ {% R& r. z3 H7 M$ {9 @3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
8 S1 X. M0 g/ [( [
良好的电话形象

1 m, D( D4 k0 d" P1 W良好的文字形象
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良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

- z2 _8 E& A7 z  V. x! d2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
0 P7 q" u$ Y' Q! X/ |( Z
& l; _5 N/ b" J5 T# x$ X2 k) E4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
+ X5 ^9 |' M. o4 ~1 ?, L9 v, I6 d
! z) @! |3 c$ P2 f0 {* F4 w7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
+ [( u* N5 {+ @5 G
  H$ d3 y4 `# ]* A（一）会议服务的基本内容会前准备工作

3 L; v6 y5 J% i/ R) S1、设立会议承办部门和服务机构

; y9 q( L7 ]! C5 ]& f6 X. J# n& M2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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, a0 W* S) M2 V" j8 a（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

/ _# h1 {) W" \4、确定会议的议程、日程和程序

8 q% t) M: s6 q5 Y$ |5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

2 L9 Q  {$ e2 Z% Q# n7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~