浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

, W* c0 V9 {/ a) j& U　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
; o" o+ I' M. E　　1.辅助决策
" ^, k4 E; V* ^) A( G7 h
% B2 l9 x; ?6 ?$ W% r8 j5 M  Q% G2 P' C　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
- \" Z/ I+ {$ J! F  g; F( Q5 [5 E* ^- l
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
" ~- Z* e# _* ~- }/ j7 D
7 ]( ?  C4 o  _% K9 G　　辅助内容的综合性

8 O2 d, }7 v! C　　辅助时间的经常性

# m( l* d1 |7 I　　辅助环节的全过程性
, l1 Y, {2 {. T7 M! b. M
　　（3）、辅助决策的原则
/ s% J, N: \7 L+ k  b6 P
; z' w" l4 p* Q; ?6 H5 `: x　　超前原则

　　定位原则
, j4 M3 P( y8 X$ j5 _
9 @+ v: q1 C/ R, z* X+ L, v1 b　　信息原则

　　谏诤原则
' p; Z* x6 w, s% ^5 g+ q( I
+ y1 r2 n3 u! I0 v" L　　（4）、辅助决策的过程

6 g1 O% d7 |$ h* j; ^& _- |　　协助领导确定目标

2 x5 `2 a3 A/ N# |9 L( h$ ~　　协助领导设计方案

; v) j5 D, M0 P9 G" T5 ?. l+ y　　协助领导评优选优

' p& \6 H* R/ f+ L! q1 E( \　　协助领导实施反馈

# `5 E6 ^, X% a! ~! [/ F　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
3 R1 A, k7 O) W
　　（2）、协调关系的特征
! j. }" m+ b" q1 X1 X1 O$ a/ G0 j1 Q
　　从属性
3 J2 ^" S, y" a
& Y# C' ^1 G( ~) q　　广泛性
5 z# x& \5 q' r3 q: h: r
　　间接性
/ V. [' ?  S8 `! M( x# }' F" E9 K
　　（3）、协调关系的原则

3 E4 z# B  g. Z( X. E' T6 R6 l2 e　　政策指导
# T  m6 u, _7 |
2 R& J9 r+ ]+ x% u' N# d- C! E　　客观公正
: W6 V& S, b; F# V; `4 s
# A: |- k& c1 H1 @+ h7 f- J　　平等协商

  s7 E( l4 t) x- J# P　　注重整体
% H, t( s; P0 {7 a* c
2 J- u6 g' R$ _( D　　灵活适度

. J  S# {# r, d　　（4）、协调关系的过程
2 ~) z6 V  Q6 s* e6 }
1 Y, T  _5 v( h6 G　　摸清情况
" K% N: J% N  ?4 T6 m0 a* D
/ U) P7 G  I& P# u　　找出症结

　　恰当协调
2 h( d$ x! Z, a6 X
& p% S0 d' m; k5 f3 }# _0 W" I　　督促落实
) l" o, \" v1 N- B% t. B9 m
　　检查反馈
3 a; V, J6 t6 D) A; X0 y; T
　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

2 W( y# F, y8 a$ m$ n" J& ~　　（2）、处理信息的原则
% E4 e4 P, ]5 r- o3 v
　　及时性原则
* R+ x4 Z9 ?6 s& {. F( T
/ \5 L2 x. _. }　　保真性原则

　　适用性原则
: G+ ~: R' Y0 ~0 G2 Q2 q
　　预测性原则
# c+ H, a9 N1 L, d
　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

% Z$ Z6 k, @9 W　　上级信息
1 U! _( G2 K4 }
/ W4 \% l) {8 r. u7 P　　内部信息
) i8 E6 D8 i8 x6 t5 J
1 J  J6 G3 W( J7 i+ j　　公众信息

　　社会信息
  p7 d9 l1 E  D* L& |
% \' e, X  V; ]) V% s1 k$ b　　（4）、处理信息的过程
. S6 q4 R/ m; [- j$ s+ V- X  n
  [: M! @" h1 C! M5 Y1 @' s1 s; {　　信息的收集

, ]; p+ T0 E% O! V+ x; @　　信息的加工

/ k  Y1 F5 i/ i. w- e% ]　　信息的传递

4 y, l* L: d2 D- s" b0 R　　信息的反馈
  L! n' p% L) k: ~4 u4 e
　　信息的储存

4 N. C, t: \9 {8 p　　4、办理事务

8 h7 K9 ]( V, M: @) t　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
/ \4 d; N  o" X( N
0 Z7 o8 a; t' I8 f# o　　（2）、办理事务的特征
5 `. J' A- p/ x6 T# M, b
- B' a# s. k. E8 X. C2 Z　　综合性

2 h& \  y; X8 q" E　　服务性
2 q! `8 P- _: v; A7 I
　　繁琐性

: O) k0 O3 t0 H( {　　突击性

+ c5 W- l3 y( e* V1 `9 u2 X, W　　（3）、办理事务的原则
" D9 L3 m& W0 q/ l
* x: I* f& Z2 h) ^　　被动中求主动
. A) T4 g3 T$ G! C: u9 a+ V2 n
( U  \0 n2 L% O* M, T9 n　　原则中求灵活
4 O9 c! @' e3 M( H) k2 b; I  P
　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
6 I2 }6 K2 H1 [
　　自然程序
6 s$ ^0 P- ]8 t, T* u) z
" |* B$ }- u. v1 l: f9 V8 }　　理论程序
) @0 u% |! u/ M5 c* }/ \0 u
9 _6 g5 n' E% T5 f2 o　　指令程序

+ D& v9 d4 K4 B5 P- E9 v　　法定程序
& W# Y2 C. N* c+ o
/ s2 _' L& O/ }% J8 T　　技术程序
+ M% K9 h& b  S& ]
+ X  L8 m: F( x. f' g: O! i& O' i3 \　　习惯程序

' ]0 s1 i* c$ i% P　　二、秘书的职责
5 H+ s3 v3 e- G3 M　　大致也有以下11个方面：
7 ]/ [, j7 g. E1 ?, X6 _6 B( b
1 |" p$ c/ K0 _6 N: D　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）

  H: \: G. ^2 P  p" @" E　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
5 a; M7 m& a" p, C& E" e' N
2 W* p' W) _" ?$ N4 Y　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
; u* }5 [7 D* E* J/ ~: R+ C
% A7 u& k0 }2 ^( L" T　　写作事务（各种文体的写作）

- d+ x4 U+ z, I2 ^; r( N, B' u　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
/ c& q' M" v8 W# G
　　其他领导临时交办的任务