要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。
/ m; O+ l- U1 k 今天是一个非常有纪念意义的日子。两年前的今天,我被公司聘用,正式成为一名外企的秘书。似乎有意安排,今天要对我进行一次测验,以考核我是否已成为一名合格的职业秘书。
# g" A( F, y0 k 下午一上班,电话铃就响了。1 u( r7 D4 ?, b9 L- f8 B' L5 X
“是东岩公司吗?我是宁夏的马致远。”
% O9 r& _) t- t4 Q “马总,您好!我是东岩公司的秘书于雪。”3 ?$ y$ k; P$ p3 }& H' _# V4 z! L
马总是宁夏西域科贸公司的副经理,我们在宁夏的代理商之一。% Z3 _& H- k7 n5 P# j/ B
“是这样的,我昨天到的北京。我今天上午在清华大学办了点事,下午想到你们公司拜访姜总和孙总。几年没到北京来了,变化挺大的。我现在不知道坐什么车过来,你能告诉我一下吗?”& O4 G, O% P4 c) j2 x* K, U
电话里那边很嘈杂,马总好像用的是公用电话。9 Q# w9 d) l9 C6 n
“马总,您现在是在清华南门,是吧?”
' C; g1 t1 M) ?+ U" z' M) v: U 我在思考着,因为我很少去清华园那边,对那边的公交车情况不是很清楚。
; W; u8 Y3 Z8 M- j) L, P7 }9 ` “您先坐718路公交车到人民大学站,下车后换乘332路到动物园,到了动物园再换……”
X' K H# l/ j5 E 再坐什么车,我也不太清楚了。不止我一个人,似乎有很多女性都不记路;记得有本书上说过,女人的方位感只有男人的二分之一;我平时只注意自己上下班的几条公交车线路,与自己关系不大的公交车和交通情况,很少注意。
( x1 ? T# R/ p+ I, ]5 @3 a; J) b6 X “你让他打个出租车过来不就得了。”玛丽见我这么费劲,便在旁边小声提醒我。
/ u: y4 j, S4 m6 g. x 这时,欧阳科长示意我把话筒给他。2 f7 o8 \7 O( G1 R
“马总您好!”科长的嗓音洪亮,显得热情亲切。) i$ N7 i, i, x; C
“我是欧阳军,好久不见了,这几天出差挺累的,是吧?这样,您在清华南门坐375路到西直门;在西直门换乘地铁,挺方便的;地铁在建国门站下来,换一线地铁,坐到国贸站;在国贸站的东北出口上来,就能看到我们某某大厦了。我们在18层办公。我们等着您。
* z) F/ l/ O. ?0 [* n+ ^7 ~ 欧阳科长放下电话,看着我和玛丽。
6 Z/ p6 H; w- e& T/ r“科长,实在对不起。”我明知道自己失职了,但还是不由自主地给自己找借口:“因为我们家一直住城南,我很少去清华园那边,所以对那边的公交车情况不是很了解。”8 L3 S9 R! ?. p1 O% M
“玛丽,如果马总打出租车方便,他还会打电话来问你怎么坐车吗?”
- |; T6 U, L( t$ E: v0 G 科长接着又非常不满意地对我说:“还有你小于,你们都是有几年工作经验的秘书了,应该熟悉北京市的交通情况。你们对北京市的交通情况的了解,就应该像熟悉自己的掌纹一样。”/ H/ v# P) c) J/ n' `
说着,科长伸出自己像蒲扇一样的手掌。. n. y" T$ u) `, t( [ V1 u
“有这个必要吗?”玛丽小声嘟囔着,“像马总这样的客人,一年能碰上几个?”2 d3 Z* y7 _) Y1 m/ Y
“玛丽,我要求你们熟悉交通情况,并不单纯是为了客人指路。”科长的神情本来缓和下来了,听玛丽这么一嘀咕,又变得严肃起来。0 ?' V f6 q0 h* j
“给公司领导安排日程,是秘书一项很重要的工作;领导乘车外出办事,你不熟悉交通情况,不知道什么地方容易堵车,不知道在哪个地方是单行线,你怎么计算领导在路上所花的时间?你安排路上的时间多了,是浪费领导的时间;你安排的时间不够,把领导搞得像去机场赶飞机似的,还有可能因堵车而误事。这样行吗?”. | x6 v" K' ^
科长说着,指着我,玛丽,还有珍妮说:
" y7 J2 R, P3 z7 b! u* s- Q “你们几个年轻的,都要好好熟悉北京市的公共汽车情况,过一阵子,我要考考你们。”) J* o# h7 H. n8 r& m
“哇!”玛丽夸张地叫了起来,“除了我家门口的几条公交线,我只知道坐长安街上的大一路,大四路。像中关村那边,我很少去,即使去,也是打出租车去,谁还坐公共汽车?”
! d O1 @# @+ \9 ]: g “是啊,我们怎么去了解?”平时话不是很多的珍妮,也插话进来,“北京有几百条公共汽车线路,而且现在几乎每天都还在增加线路,原有的线路也都在变。听说从动物园到颐和园的老332路就改线了。” ?0 W. W5 s& O* A4 h8 O2 o( x6 U6 h
“科长,我如果能背下这几百条公交汽车线路,我早就考托福和GRE去了。”玛丽说,“我要是考上托福和GRE,还不跟你拜拜了吗?”0 C Z$ G/ N5 H3 a+ F
科长自己也笑了。科长虽然身高超过一米八,肤色偏黑,看上去应该属于严厉型的上司;可能是在这个以女性为主的秘书科里时间呆长的原因,很难严肃起来,有时甚至让人觉得有些婆婆妈妈。7 a- R9 \- t, P* U
“我让你们熟悉北京市的公交情况,并不是要你们像准备考托福和GRE那样,搞突击死记硬背;秘书的知识和经验,不能靠突出的死记硬背,只有靠你们平时的积累。比方你们坐在出租车里,就应该留心哪个路口容易堵车,什么时候容易堵车,这样,在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书,没有什么诀窍,也没有什么捷径,除了向别人请教,就是自己多留心,多积累;积累多了,悟性也就高了。”5 O1 B: N" K8 Q! H' g$ Y% h
科长似乎余兴未尽,接着说:“我们做秘书的,不仅要了解本市的交通情况,对全国的交通情况也应有相当的了解,比方,从北京到上海,到广州,到昆明,到乌鲁木齐,到哈尔滨,乘飞机一般要多长时间,坐火车又要多长时间,这些都要心里有数。”
7 ^1 q2 ?* I2 ~) `, E; G6 J2 C# G 说完,科长起身要走。$ ~) y$ u$ j! e- {) R
“科长,按您的意思,我们是不是还要了解全世界的交通情况?”玛丽似乎有意跟科长抬杠。. l Z' q* r n ^# y/ _
“那当然。”科长一本正经地说,“比方,从北京到美国东海岸的纽约,乘飞机一般要多长时间;你到奥地利的维也纳,如果没有直飞航班,在哪里转机比较合适,等等。作为秘书,在为领导安排时间日程的时候,脑子里都要有个大概。”+ m! J3 N" g" m, r
科长索性拿了一把椅子,在玛丽的对面坐了下来。, c7 X2 [6 ?2 y' J7 a: U% n
“秘书的工作具体而繁杂,从待人接物到给领导安排工作日程,如何做到恰到好处,很大程度取决于秘书的经验;而这种经验又很难从教科书上得到,因此,除了年纪大的同事言传身教,只有靠你们自己在实际工作中去摸索和积累。
) F; M9 M/ z+ Y: W' X. F2 k 秘书的工作不仅面宽,而且接触的人多,从各科室到公司领导,从公司内部到外来客人,因此,这也就给你们这些年轻的秘书积累经验创造了条件。在我们的日常工作中,只要处处做个有心人,学会观察周围的事,就会有收获。”
+ u2 {* H* x9 Z9 c! z 像科长讲的这些道理,要是在平时,大家会觉得是老生常谈,但今天却感到非常受启发。/ z* w4 n" P0 E8 ]! x
“因此,你们每做一件事,每接触一个人之后,都要细想想,哪些把握好了分寸,哪些还有待改进;保持像海绵一样的心态,通过这种日积月累,你们的能力就会在无形中提高。你们秘书大多年轻,在工作中容易出差错。但只要你们每次出差后认真反思,吸取教训,学到的东西反而会更多。只要你们能够坚持留心,你们的进步肯定会很快。”
3 I& W9 R& f* |! u 没人插话。
2 @/ @& o+ U% K “总而言之,要想成为一个优秀的秘书,必须具备良好的自我学习和积累的能力。你们听说过古人‘处处留心皆学问’这句话吗?留心皆学问,就是要你们平时多留心。留心是什么意思?留心就是眼勤、耳勤和嘴勤,也就是多看、多听、多问,最后多想。”. M M5 S4 K5 k: t# ?7 P* E2 C9 Q
一看手表,科长想起什么事似的,马上起身要出门。
/ x6 I4 J: }0 F! @" }" _* D% `; V “明白了‘处处留心皆学问’的道理,就一定能成为一个优秀的秘书吗?”玛丽问,那神情看不出她是认真的还是在开玩笑。! J6 L' Z% B' k
“不!仅仅明白了这个道理还是不行,必须坚持,持之以恒。玛丽,我告诉你,万里长城不是一个白天砌成的。”
{2 z l6 f9 j+ O2 Q; Z( @ “知道了,科长大人。万里长城是黑夜砌成的。”3 s! j* O8 J' F6 y0 q2 c/ t$ l9 A
玛丽说着,朝科长扮了个鬼脸。
3 o- }1 g! B3 ]+ ]) J5 {$ [ 听着玛丽和科长的调侃,我脸上开始有些发热。$ q d+ |; I+ w7 t! P8 M
如果说今天这是对我一次秘书工作能力的测试的话,按一个职业秘书的标准来衡量,我最多只能得60分。
+ k7 f3 M! O! @: C8 ?5 }4 {# a2 Y 努力!加油! |