政协办公室是服务政协委员会、常委会的办事机构,具有"办事、办会、办文”的功能作用,政协的各项工作都要通过这一机构的运作来组织实施。也可以说:"政协办公室工作不是中心,但要服务中心;不是大局,但又牵动大局;办公室工作无小事,但又必须从小事做起。”服务是办公室工作的主题、主体和主调。 一、概述
5 ?+ S3 i* @ h4 i 办公室工作,就是服务,定义上讲是协助领导集团、领导人办公的,做工作的,服务的。从形式上看:即办文、办会、办事。机关办公室设4个科室:; B$ D# C/ ]2 l" i
1、秘书科——上传下达,文件材料处理,领导卫生服务,会务服务等。
% Q! z a; x9 v8 a* ~$ P- M 2、行政科——来宾接待、办公用品配置、固定资产管理、财务管理、安全保卫、维修管理等。2 U3 a: t6 P% ]) C
3、人事科——工资调整、人事档案、编制管理、年度考评、办理出国(境)手续等。
5 {0 O. n9 r& L$ Q 4、老干部科——组织学习,探视慰问,报刊订阅,医疗费报销等工作。
- s0 e+ y v. u& G 从上面职能看,也都是办事、办文、办会的。! S$ B6 r/ B& o( X! z
二、办事5 p0 u; f+ |- S
即一是办具体事,二是当参谋。也就是在为领导办事的同时当参谋。5 B) B" |$ a% E+ y9 ~! n; n: \
办事:即收集信息、调查研究、督促检查、会务协调、信访接待、打印递送、值班接洽、会议服务等。, A1 C C+ D2 C k0 d$ c; x2 Q) b
(一)基本要求:
( G/ y; o* l' [0 E6 W( _ 1、做到"四勤”:手勤、嘴勤、腿勤、脑勤。4 O. ?% q& p$ M+ T2 R
2、做到"四得”:说得、苦得、忍得、干得。
- Z+ S/ l& l: \ 3、做到"四心”:热心、用心、精心、真心。
& W2 Y1 ` T/ G8 a (二)注意事项:讲程序,学会及时汇报,及时反馈。做到:+ I7 d* V& U) r5 |# E5 C5 h
①保密(慎言)# M0 I* h, D# I
②有礼貌(学习礼仪)
: E* L2 D8 e. L ③高标准(与四大机关的称谓相一致)
8 f- g% r/ t& c3 _3 ^' m1 M5 U ④当好参谋(办事中体现参谋的作用和职能)
3 i1 d: {# U& Q: v; L 三、办文
2 U! f# F# m$ e* Z- \4 c 机关办文包括:起草、打印、递送、收发、登记、注阅、注办、催阅、催办、拟文、核文等(由江付彬主任专题讲解,略)。' h( H' J' m& j5 f, I+ A
(一)基本要求:高效,即准确、迅速。准确与速度相统一。
# q7 s( v' b- L (二)注意事项:
# B: S, D8 P) n, b 1、程序:一般程序,执笔人——部门负责人——主管副秘书长——秘书长——印刷装订。
* }0 C7 \" ]+ T; H8 i) b5 M; G 2、规范。一是用纸规范(A4、B5);二是标题数字规范;三是简报中出现的领导要规范;四是字体要规范。2 \( U9 b. e, }% _
3、畅通。一要能找到人;二要愿接受任务;三要及时"出货”。2 t/ r3 p5 C& j( U; V3 F0 S& \
四、办会; G, S1 K2 |" R: J1 K, [
会议的概念:聚众议事。即有计划、有组织、有领导地进行商讨,以解决某种事项达到某种目的的聚会。
4 A; f% r& J4 w9 w (一)会议的分类8 @- } V5 z1 E! [; n. m2 V3 o
1、按规模划分:特大型会议1000人左右;大型会议400人左右;中型会议100人左右;小型会议50人以下。! C3 R* s: v' s+ c. m. L
2、按内容划分:决策性会议;告知性会议;建设性会议;执行性会议;立法性会议;专业性会议;动员性会议;纪念性会议;外事性会议;综合性会议。
. Z0 H0 t( k) y, I. L4 g) z1 o 3、按会议性质划分:各级代表大会;各级代表会议;各级常设委员会议;各级各部门各单位领导成员会议;工作会议;各级协商会议;各种专门会议;各种学术会议;座谈会;干部大会;群众大会;国际会议。
* R1 r, F) z! h5 C! y 4、按会议密级分:绝密会议;保密会议;秘密会议。5 m5 ]$ Y! I0 M8 ~
5、按主被划分:主动式;被动式;平衡式。
+ ^$ A5 P) b2 {8 w- T5 ~ (二)政协常用会议
h% u- F! V. W+ m1 l* D9 d) i) p 委员:全体委员会;预备会;常委会;主席团会;小组召集人会议;大会发言;联组讨论会;专委会工作会;视察、调研汇报会;委员培训会;座谈会。
& |# M, Y4 K/ J d$ ?7 i 机关:党组会;主席会;市政府、政协联席会;机关全体干部职工会;秘书长办公会;秘书长联席会;专题学习、动员会;党支部会议;党小组会议;专题报告会;主题演讲会;讨论会;临时碰头会等。+ l1 Y! S$ j3 p q% z
(三)会前准备9 E$ U$ o( l- c- N% [& s6 Y" F
1、确定会名、会议宗旨、会期、出席人员范围、出席人数及分配。
4 R3 k5 u1 y) f/ Z# ? p 2、经费预算。1 i& W$ L$ J! [
3、确定地点。# K! T' c8 j, E, l, T
4、印刷会议有关票证(请柬、出席证、列席证、记者证、工作人员证、车辆通行证,有时还有选票、会议或文娱活动入场券)。* d* p( X$ U& ?$ ?: G
5、成立筹备机构并明确各自职责分工。5 k2 s0 D6 m. z M
6、确定会议议程和日程安排。(议程:会议上讨论的程序。日程:从早到晚做的事情。)
5 O7 E$ G& Y. Y 7、人员通知。0 T4 g9 v- P% J
注意:(1)语言表达要恰当、准确;(2)多种方式同时进行(书面、短信、电话),确保通知到人;(3)对特殊人员要采用特殊的通知方式;(4)注意统计汇总并及时向有关领导报告通知情况。
! |8 S. L0 g" ~6 T! k: _9 y, z 8、会场布置。! h, f @% K7 o
场外:欢迎标语、标牌(气球、气柱、彩虹门)、赞助宣传、红地毯、欢迎礼仪(军乐队、盘鼓队、礼仪小组)。
6 I9 h. Z* m- N" S1 e 场内:会标(背景墙、横幅)、座次、台形、音响、道具、礼仪服务、茶水、录音、花卉、装饰品布置、附属物布置(投影)。
9 O* \# b7 @# p 9、会议材料。1 |4 T! c8 T Q' o g
10、制定安保及保密方案。2 Y2 r' ^) E1 y' A3 Z. a6 |
11、后勤服务。
7 x) j2 D% K& W# @6 a" s; n& j' i/ Z (1)住宿(按机关有关标准,在定点宾馆、饭店安排)。
0 o4 @+ S4 k/ X( q (2)宴会(正式宴会、便宴):人员选定、餐标选定、地点选定、摆台(座次)、餐桌礼仪(敬烟、敬酒、让茶、出入顺序)。
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$ q! r$ K2 e0 c5 R* l 五、体会
1 v; j5 n7 n$ f; H7 G* [ 办事,要考虑周详,不出纰漏;办文,要做到字斟句酌,精益求精;办会,要做到认真细致,服务一流。总之,做好机关办公室工作,要有平静的处事心态、优秀的人格品质、较强的工作能力。文/丁少革% s1 C2 `" L1 A3 F& t; o
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