一个部门的办公室,工作职责远远不止是“担负着上情下达、下情上报、对外交往、综合协调、参与政务、搞好服务、管理事务等繁重的工作。”,而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行工作安排,进行有效的沟通与协调等,虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的“时间价值”都不相同,时间价值的另一个关联词是“效率”,所以,如何有效地管理时间,就成了办公室提高工作效率的关键。
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) x: z: F% p9 b1 x2 {0 c2 q近日,本人有幸拜读了《水煮三国》一书,内容主要讲的是三国的故事,说的是管理的学问,作者成君忆用“大话三国”的文笔娓娓道来,看似荒诞不经,其实大有深意,他以古寓今,庄谐皆备,妙语迭出。在拜读《水煮三国》后,再审视我们忙忙碌碌的办公室工作,颇有心得。
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《水煮三国》第十四章“让时间快速增值的锦囊妙计”,谈到关于时间的管理,概述如下:; l. v6 s$ [/ d* Y+ ], n( f
5 O- j2 g6 ^$ ]" E2 d8 Q/ y刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转,常常是顾了这头顾不了那头。诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。0 @/ S2 Y" F8 I# s! {$ c9 s) C
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诸葛亮说:“有关时间管理的技巧。大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时问和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。”/ y' {/ u" n2 O3 I+ \
) X- m) x( {- t, |8 |3 {刘备说:“如此说来,我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是,我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢?”7 k. W( h, a- q( i( W5 B0 G; |
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这时,书童已将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道:“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”/ S6 z2 U% h2 y4 f* S0 ^1 s
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诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
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) Z" D2 ]+ T% Z: f+ J 紧 急7 W' _+ ^$ J( _% L: J
不紧急. w: K% P; @' z& `
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重 要( T+ g' i5 R( _% W: m
A(碎石型的事务); C9 s* u& a9 H' F) a
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·危机
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·急迫的问题
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# f( _7 n$ q( h·有期限压力的计划7 a. I, L# b2 u. I1 G2 ~1 @
B(石块型的事务)
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·发掘新机会6 s3 V, O" Q$ T4 m' Q
1 ^ I% y; _. Z, P3 O* \·规划! i# L* H7 F' S: I9 F* j
& h9 V- y; v( V7 @( F. P; o·改进产能
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/ Z$ Y; S9 o0 _5 H; A( ?: `# m·建立伙伴关系
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5 L( O2 ]* U% K9 L9 b% l, g/ ?$ N·防患于未然 f$ l- T1 D( r0 q: ]2 ?
% m+ e# C3 ?3 T$ J6 Z: i3 i) y 不重要9 s) }0 m4 q: i" m# O7 m+ h8 ?
C(细沙型的事务)
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% ^; X* b3 Q8 j; v7 g·不速之客的接待$ Q b; j3 C) G b2 Z* d) R C
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·某些信件、文件、电话的处理
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* N: V4 G6 J4 J; T2 C/ U. p·某些会议的出席
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' }; t$ g* c1 Q- n7 s·某些必要而不重要的会议、活动1 a, M$ ?' j2 `! g
D(水型的事务)8 F1 ^; n' {2 @; |& x
+ _+ E! J1 B* A0 x) u- l·一些可做可不做的杂事, m: D5 ]3 C# T
9 R$ V8 e' x/ `7 ]8 ?: ?7 T·一些不必要的应酬; ` g3 A7 u1 Z& t, ?: @7 f
& u8 D* P1 _! @3 {! G) ~3 w·有趣的活动% D* x# I C0 K7 q0 U
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“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”5 ]1 f" ~! h; P- {- o0 {9 K
; a& U/ S( y8 f! I9 Z# u& X+ r诸葛亮继续问道:“那么,B 类事务呢?”刘备说:“我也知道B 类事务相当重要,可就是没有时间顾及”! f# Q% {, H; z" k1 c
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诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
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“是这样。”刘备点点头。
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4 O2 o( W4 Y3 u4 I& C, `诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”' M' E' p t9 c( N5 s6 a" ~9 e
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“是。”刘备回答。, @7 K0 a: V" S3 [. U, }
9 J# J! o; W# ~“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。8 z& D6 R5 {' k: N& x
. o0 r( k. j" F9 V/ t8 N; s: o0 N“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。/ [! K6 f4 M! a% Y+ c9 e! ]6 g2 R! _
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“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”
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4 p! F9 L4 e+ \+ x* C. @& R- V还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。6 l! ]1 d; p" Y' w) O
L& } s7 k. w$ M, C: H0 y7 K“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
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灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”& B, a$ i }' s' ]
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