在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。6 I: g. M7 @4 [4 F! y; I7 P1 h
' u" V7 j- E6 v* Z 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。) ?/ J$ S' X6 d3 z: N1 s) M7 W, @" H
0 s3 l0 Q3 A- G+ ^: c* U 一、主席台桌签的摆放
# l7 u0 M8 l7 P5 Z3 E1 P# @7 p, q! p! @' M0 A1 o1 M3 h! H. _* ]% q$ H
会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。
+ x3 g5 S4 t0 m9 Q
; }$ d/ w8 o& E# q: { 会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。; z# e# }0 T7 S4 F* |2 u q
- w* L* b D' s0 [ 当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。
3 F4 C& _( a- V7 U m! T, A$ F5 U+ S
当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
% }* E5 {; _, l Y' d! G* g' t: A+ e) V4 W. C
+ k/ T% j/ U6 d1 g
3 i7 m: \/ J; P' M) l1 W 会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。! L! @7 A, g& }
: _. \- ~* }" @3 D' o
圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。# l0 j& \$ O8 C2 N9 M0 P
* O- x, ?3 z+ z* G M* J' y
二、正式宴请时的桌签摆放
x* k! y1 q9 M) Z6 P" Z0 n* O- N9 t# t8 Y" f: E
宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。/ Z. j/ W( H3 B a- p, W6 C7 K
/ Z4 m! D! K) _+ u# n2 h: _; |
正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。$ e/ y0 v9 j* A4 ?# m
) ]3 `& W9 Z5 ~1 J$ b 三、集体合影时的名签摆放
0 C2 E9 F C1 C3 d; |8 F
! w8 u3 E3 o0 C- c. { |