常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)& R% E( u) \, q4 T& u7 N( @7 O( Q% o
第四节 表格文件的设计与填制
' ]+ T3 [. |% y% W8 M0 Q. {, U
( h9 g. g, B4 B5 W: c \: M. n$ U 一、表格的分类- k; q5 w( ]( t$ H! R* \
; B: O$ s8 b* |$ O
文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
7 x7 O+ f/ d- J+ |: W( m9 N# s2 b3 g3 Q8 i8 k9 D S# M1 A4 S
根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
' Z. R( L1 L' O0 X4 q
% J, P8 E3 w& X p! Y& o- {0 X( j& I 二、表格文件的结构格式
5 T0 N* t* u6 B- n% l
: H1 s! }. B7 q0 G( M: j0 q 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。$ C& q% m' _/ Y$ C
2 p7 ~% K- m. R
三、表格设计
; n/ s# P+ k8 Y, T3 {- q" O( R* P
表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。
8 }5 C, A% v( P q) E' \& F$ Y+ {
表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。# W6 |2 a: [8 @
( l+ ]6 b9 z7 m2 F
四、表格的填制方法5 K3 N& e5 o/ I E, |: ~6 G
( I% d8 A9 o7 z9 e" f2 x3 m 填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |