常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
6 x; u/ Y+ g, v第四节 表格文件的设计与填制+ m. Z7 [" S( o1 N; B2 a
x& l. J, a2 Y" n6 O4 h2 H. Y 一、表格的分类
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文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。1 D9 s" y* X1 |4 z# `3 U
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根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
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! d7 E' S s0 H+ a1 u! @* g 二、表格文件的结构格式
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表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。
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# {' t" P- H5 y0 z5 [ 三、表格设计
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表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。" @: F% o, q; ]" _: B% e
0 `' ?6 e8 B$ |% n 表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
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; b* u2 F! Z) K- w 四、表格的填制方法6 o; C M& `# }- d6 Z
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |