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mso-font-kerning:0pt">2012 9 b4 E' `0 L* H5 A" u$ o7 `
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 6 ~* Y1 }/ K% f4 ~) V+ d; l
) _0 F8 a+ q$ M, T# q9 i; @5 }4 D% w# p' l* C9 c; Z8 {
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容! z# c: I! Z8 F: S0 f1 F4 kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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% A2 D9 `7 e" i- F6 N% }$ G$ J- i: A* g% P
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。4 b" n* I/ ]& K& _1 Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # [; a ~# l$ G+ ^
. \8 a) }) {9 | b* ?0 P+ |& L( V0 R3 _6 hmso-font-kerning:0pt">1. ; k9 g8 u! b0 @6 r5 x1 p$ \
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ) i6 }9 x1 Q; A# v# a8 {/ [
8 x8 G' X$ M' l6 W& {. D2 q6 O+ g* {! p( j: ?9 p) @( ` R; d
mso-font-kerning:0pt">2. ) g, p4 Q0 G3 [% s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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$ c! p t: H9 Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。7 P/ B0 j% R0 Y' u! o+ T6 l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " p, S7 l- c% X+ U
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mso-font-kerning:0pt">1. % ]4 |( P$ E4 `8 [4 b6 ^6 W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 . e* ~; }/ l1 a7 ?9 `
+ P' t: X2 Y7 o6 {9 w" O J; g8 z: s+ v& r7 l- ]8 ]) }mso-font-kerning:0pt">2. 9 v- d, @. {) Q; _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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3 m+ t% |0 I3 ] F8 {, J6 Q7 nmso-font-kerning:0pt">3. 9 e* N# a" P/ H) n5 q% i$ E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 " v( p$ Y5 h+ U! x& c: Z5 D
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
( Q! H$ H% {3 s: [color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。: t. E) u2 Q) _5 `& gmso-font-kerning:0pt"> 6 U, G/ J7 j+ [! D' D
- q- p @ ]. x! z" g7 `+ t
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mso-font-kerning:0pt">1. $ [& E H4 R m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 " f0 p* A( }. [# @! V9 ]% X1 I
& u2 t) \$ s! {. Q4 E- C9 \( c* M( T3 s& x4 @1 l/ P' wmso-font-kerning:0pt">2. 0 ^& j# O0 [3 F3 W) J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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7 ~, f. z M) Q S+ d G! ?& r+ T6 L' h/ V4 z$ Z r5 ]mso-font-kerning:0pt">3. . L) U- J' Y# b( f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 2 q+ N8 N4 }9 h. ?: }
/ L+ P1 J. d+ }' u+ c% ]* Q
$ c3 O9 L. c/ W% N( Amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。. ]8 {! T. b" H1 t3 G0 M
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. ! H2 `, G7 y- k$ f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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; F+ d) E' c; g3 R1 b& y( k+ w( G' i1 H Q" }% Umso-font-kerning:0pt">2. 0 k# E: G0 W+ Y+ R$ b, n7 L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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( h+ ]4 p- ]# {( f! D- w% A: ~0 E7 |; n9 ~, o2 \
mso-font-kerning:0pt">3. & I) P! v3 N) U" [2 m3 `' H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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+ u9 K3 P, z0 jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 N$ b+ I! o! K+ N/ Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> , U. L$ L( l6 {$ g" L( t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考* n9 i% }- `6 n4 ]- Wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * f- Q( T; Y! z1 s3 Y
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:: X$ ?% n# D' \
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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" C) ~7 ?6 T" M$ i/ E3 {: D( ]1 ]color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
7 V9 C! `6 S, K( z* g4 ~AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 2 ~' X5 H/ T5 ?color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:, z# v# S3 ~4 |8 v, p2 G* V
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