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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 2 P' ~6 @6 O) {. W/ j
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一、会议记录3要素 ) y2 R% i( c/ U9 j+ T- G$ h* s; s
7 j6 Y+ j& m: M% X! @: U0 {. I* P 1、准备工作细致到位（前期）
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3 s/ t' a4 y) |! R5 W 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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决议等做到心中有数。 8 h+ s& P. D; n7 o
; [( p5 L& q! x0 A7 E9 c0 [ 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 ( u# v e. L! N ]7 Q7 \' b
7 T. I7 ]2 G8 R* d G 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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& u$ K8 ^1 v" x! P: v6 \2 c D- h2、记录完整真实 : }0 G# |5 W; L) w' x; ]- h% M. v
( ?+ W+ L* y' @( R9 B 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 5 ]; C! f: s7 s& I
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& H1 ]5 K, s$ e& C+ {$ @真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 9 O$ L) V6 K, u% E) b0 B
( Q2 D3 \3 y2 Z' B 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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一是对记录内容查漏补缺；
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/ ~6 [) O7 Q9 M+ S% T) @8 [* @二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； . k( E5 b/ n/ t& U; s- F+ M( ~' L
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8 y/ k7 c3 {. q三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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二、电子邮件4提示
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1、信箱名称 3 e2 v" ^0 N- e
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+ ]$ ~/ }+ w+ l4 _( z9 ]首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 p* P/ [5 c' r, P( x1 [3 ~& `. F% |
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' ?# }% k' \* [2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 " m6 v8 p7 }5 ?. j+ _
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, j! B, {1 H8 j 3、邮件正文 6 E, D9 \) R. n* f1 r# ^: N: N
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 / @. s2 p7 O* l2 f2 ]
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' o/ ~6 R J$ v) ]3 d行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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. p" |7 Q- q3 Q, V# v/ V: C4、邮件附件 5 |* t; ]/ @1 t( [
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: X1 H: s8 m, x: a j/ o$ [名称清晰规范，注意反复核查。 ! S1 c% Q/ J# S& _
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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( k' V4 _& a" b/ h+ S- C8 d提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪 ' K" I/ ]$ H; }9 B4 u
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 ! R" L# N' y a! J
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1.文种选择错误
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: J0 K) n& Z# O! { 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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7 e7 Y C) f+ y0 q! O7 M公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性 ) {9 b) M/ R7 ^6 {. T# h( b
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 ' z2 x* ~% A9 l1 _( l
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$ \' O9 q$ w; u0 D- }公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子
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* M6 m8 C7 p) I0 w ]a.错乱
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5 A# K s }4 R. P如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 4 F/ i9 s* [7 L7 ?1 a, X% k. \& H
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 9 b, s j/ a$ f8 l
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5 O" r m, Y! v" H) Cd.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 % I5 a0 ~3 O4 k4 d
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2.重要信息重复或者失误 7 E4 `0 m- H, j+ k4 X d! M# V* f
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3 n9 |1 F: B1 b% Z$ H “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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. i" \. X& B$ c |$ {, @) W/ N3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 % ]. |2 h4 J; |4 B
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5.修饰性词语贫乏单调 0 R3 ?6 W# h( f* G8 Y
" C- t; c4 i: A' d$ c 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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- }8 c( w$ \+ B7 C四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! ! m/ q! `1 A. v* Z' }
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